Az állampolgári jogok országgyűlési biztosának
Jelentése
az OBH 4723/2005. számú ügyben

Előadók           : dr. Izafé Éva
Kasztovszkyné dr. Szűcs Éva
A vizsgálat megindulása
A Fejér megyei munkalátogatást követően ez évben, 2005. szeptember hónapban másodízben tartottak munkatársaim helyszíni vizsgálatot a Jász-Nagykun-Szolnok megyei megyelátogatás alkalmával. A vizsgálati program szerint – az önkormányzatok jegyzőivel történt előzetes egyeztetés alapján – első alkalommal Jászberény, majd Szolnok körzetközponti okmányirodáján tájékozódtak az egyes feladatok ellátásának körülményeiről, az ügyintézés módjáról, illetőleg a lakossági szolgáltatás megszervezésének helyi lehetőségeiről.
Az eddigi tapasztalataim alapján a rendelkezésre álló kevés idő jobban kihasználható akkor, ha a munkatársak előzetesen tájékoztatást adnak az ellenőrzési tárgykörökről, és ezek közül is a „fajsúlyosabb” ügytípusokról. Ezeknél az ügyeknél az országgyűlési biztosokhoz megküldött panaszok alapján alakult ki az a meggyőződésem, hogy az intézésükkel kapcsolatban – más ügyekhez viszonyítva – több panasz érkezett. Ilyen megfontolások alapján a munkalátogatás vizsgálati tervét előzetesen megküldtem az önkormányzatok jegyzőinek, és munkatársaim a vizsgálatok bejelentésekor előzetesen az is jelezték, hogy – az előző Fejér megyei munkalátogatáshoz hasonlóan – a közlekedés-igazgatási ügyek intézését kiemelt figyelemmel fogják áttekinteni.
A megye valamennyi városában kihelyezett gyűjtőládákban a lakosok által elhelyezett panaszokból arról értesültem, hogy az okmányirodák megközelíthetősége, a várakozási körülmények és az illetékek befizetésének módja nagyban befolyásolják az embereknek az irodák működéséről kialakított véleményét. Ezért ezekről a körülményekről is tájékozódtak munkatársaim. Az önkormányzatok jegyzői a konzultációkon kívül statisztikai adatokkal, összefoglalókkal segítették minél jobban megismerni az okmányirodák működését.

Okmányirodák működése, elhelyezése, felszereltsége, ügyfélfogadás körülményei
Jászberény
A körzetközponti feladatokat ellátó okmányiroda megalakulásakor az iroda illetékességi területéhez 17 jászsági település tartozott. 2000. november 1-jétől Jászapátin, Jászárokszálláson és Jászfényszarún is, városi rangjuk elnyerését követően okmányirodák alakultak, így jelenleg Jászberény 7 település (45.135 fő lakos) illetékességi területtel látja el az okmányirodai feladatokat. Az ügyfeleket egy helyszínen, a Polgármesteri Hivatal 2. számú székházában a városközpontban fogadják. A központi elhelyezkedésből adódóan az illetékek és az igazgatási szolgáltatási díjak postai befizetése az ügyfelek részére kényelmetlen utánajárást nem okoz, annak ellenére, hogy az okmányirodán házipénztárt nem tudnak működtetni.
A várakozóhelyek és az irodák kialakításánál a kulturált körülmények biztosítására törekedett az önkormányzat, noha az épület műemléki jellege határt szabott az elképzelések megvalósításának. Ennek ellenére a mozgássérültek részére az iroda megközelítése akadálymentes, a fotóhelyiségek és a mosdók kerekesszékes használata biztosított.
Az épületben található eredeti művészeti értékek (Róth Miksa által készített üvegtáblák) megőrzése az önkormányzat felelős gondoskodását példázza. 
A számítógépes-technikai felszereltség korszerű, 12 munkaállomással és 2 fotóhelyiséggel működik az okmányiroda. A géppark megújítására a közelmúltban került sor a Belügyminisztérium finanszírozásában.
A települési önkormányzat a helyi költségvetésből jelentős beruházásként finanszírozta az ügyfélhívó rendszer kiépítését, kiegészítve ezzel az állami normatívát. A 2002. július 1-jétől működő rendszer ez évben összehangolásra került az Internetes Közigazgatási Szolgáltató Rendszerrel, amely tovább javítja az ügyfélforgalom koordinálását.
Azt azonban indokolt jelezni, hogy a 2003. október óta bevezetésre került internetes szolgáltatást a vizsgálat időpontjáig mindössze 5 fő vette igénybe. Az önkormányzat az országban másodikként, 2004. év elején indított I-SMS mobiltelefonos szolgáltatását, amelyben válasz-üzeneteivel még több információhoz juthatnak – ügyfélfogadási időpontot is foglalhatnak – a szolgáltatást igénybevevők. Az egyéb nyilvántartási rendszerekkel, így az anyakönyvi-, adó-, népesség-nyilvántartással – annak ellenére, hogy Városháza főépületében helyezkedik el – a számítógépes kapcsolat biztosított.
Az ügyfélfogadást 10 fő ügyintéző végzi, akik felsőfokú végzettséggel, illetőleg okmányirodai szakképesítéssel rendelkeznek, ideértve a középfokú szoftver-kezelő képesítést is (9 fő), egy ügyintézőnek pedig alapfokú számítógép-kezelő képesítése van.
Az ügyfélfogadás rendjét az önkormányzat a lakossági igényekhez igazodva alakította: minden munkanap 8-12 –ig, valamint a hétfői és szerdai napokon 13-16.30-ig. Az Interneten bejelentkezett ügyfelek számára külön időpontot biztosítanak még ügyfélfogadási lehetőségként minden kedden 13.00-15.00 óráig.
A naponta fogadható ügyfelek száma szakrendszerenként: közlekedési igazgatás: 90-100 fő; személyazonosító- és lakcímigazolvány: 60 fő; vezetői engedély, útlevél, parkolási igazolványok: 40 fő; egyéni vállalkozói igazolvány: 20 fő.
Az egyes ügykörökben jelentkező ügyforgalmi-mutatók is alátámasztják a bevezetőmben hivatkozott eddigi tapasztalatokat, hogy a közlekedési igazgatási feladatok többségben vannak az okmányirodákon. A nagy létszámú ügyfélkör jelentős része a városban lévő 25 autóskereskedés működéséből adódik. Ennek ellensúlyozására és a zökkenőmentes ügyintézés érdekében gondoskodtak a polgármesteri hivatal vezetői az okmányirodai munkakörök „átjárhatóságának” biztosításáról (a munkatársak egymást helyettesítik), és alakították ki a kiadmányozás rendjét.
Az ügyiratforgalom adatai: 2004-ben főszám: 3610, alszám: 2256; 2005. I. félévben főszám 2335; alszám: 464
A napi forgalomban a statisztikai lapokon rögzített ügyek számával a fenti adatok kiegészültek, illetve növelték azokat. Ezekről a szakrendszerenként jelzett napi ügyfélforgalom adatai adnak útbaigazítást.
A vizsgálat időpontjában ügyirathátralékról munkatársaim nem értesültek, annak ellenére, hogy az ügyintézők leterheltsége jelentős. A gépjármű-ügyintézésben kiemelten nagy létszámú az ügyfélforgalom, ezért is vezette be az okmányiroda – a polgármesteri hivatal ügyfélfogadási idejétől eltérően – a hétfői munkanapon az egész napos ügyfogadást.
A személyes konzultáció alkalmával az önkormányzat jegyzője és az okmányiroda vezetője külön is kitértek arra, hogy az okmányirodai személyi- és tárgyi feltételek biztosítása – állami szinten – a lakosok számának arányában történik, holott a feladatok ellátása ennél szélesebb körű munkatevékenységet jelent a valóságban. Ezért is minden feladatnövekedés komoly próbatétel, és a települési önkormányzat segítő együttműködését igényli. 

Szolnok
A szolnoki okmányiroda 13 település vonzáskörzetében 118 ezer fő lakos részére végzi a körzetközponti okmányirodai feladatokat. A városházán, illetve a városközpontban „egyhelyszínes” okmányiroda felállítására nem volt lehetőség. Az egymástól függetlenül elhelyezkedő irodai helyiségek hátrányainak az elkerülésére, a kényszer szülte azt a megoldást, hogy az okmányiroda a 25 ezer fő lakost számláló Széchenyi Városrészben került kialakításra. Itt azonban minden ügykörben elintézhetik az ügyeiket az állampolgárok.  Az okmányiroda a vasúti- és busz- pályaudvarokról városi tömegközlekedéssel elérhető, a 10 percenként közlekedő buszokkal.
A bevezetőben hivatkozott, a gyűjtőládában elhelyezett egyik névtelen panaszbejelentés éppen az okmányirodának a városközponttól való távolságát sérelmezte. A földrajzi távolságot valóban nem lehet figyelmen kívül hagyni. Az iroda jó helyi adottságaival, valamint az ügyfélfogadási körülményeknek az ottani magas színvonalon történő kialakításával kívánta elkerülni azonban az önkormányzat azt a hátrányos helyzetet, amelyet esetleg a zsúfolt megyeszékhelyváros központjában a 2-3 helyszínen kialakított okmányirodai elhelyezés teremtett volna. Az ügyfelek fogadásához a minél kedvezőbb feltételeket is folyamatosan igyekszik megteremteni az önkormányzat a helyi költségvetés lehetőségei függvényében.
Jelenleg közvetlenül az okmányiroda bejárata előtt parkoló létesítését tervezik. Az épület akadálymentesen megközelíthető, és az egyes ügyek intézésének a helyi telepítésénél is tekintetbe vették az adott ügyféli körre jellemző sajátosságokat és a lakossági igényeket. 
Segítség még, hogy a polgármesteri hivatal ügyfélszolgálatán (az önkormányzat székhelyén: Szolnok, Kossuth tér 9. szám alatt) még 1 számítógépes munkaállomás külön is biztosítja az okmányirodai kapcsolatot (időpontfoglalás, tájékoztatás, információcsere stb.). Lehetséges még nyomtatványok, csekkek igénylése is, amellyel a postai befizetések előre teljesíthetők, ezzel zökkenőmentessé téve az okmányirodai ügyek intézését.
Az okmányiroda technikai ellátottsága jónak mondható, a 24 gép munkaállomással a megyei jogú városok között a középmezőnybe tartozik. A géppark felújítására, illetve cseréjére 2004-ben került sor. Az önkormányzat testülete itt is jelentős önkormányzati forrást biztosított a költségvetéséből az ügyfélhívó rendszer fejlesztésére. Bíznak abban, hogy az indokolt fejlesztésekre (pl. a Ket. hatálybalépése miatti külön programokra) pályázati lehetőségeket lehet majd igénybe venniük.
Az ügyfélforgalom koordinálására és a lakosság tájékoztatására a rendelkezésre álló internetes szolgáltató-rendszer és a helyi médiák által kínált lehetőségeket az okmányiroda jól kihasználja. A technikai adottságokon kívül 27 fő ügyintézői létszámmal látja el feladatait. Az ügyintézők szakmai képzettségüknél és jártasságuknál fogva egymás helyettesítését is végezhetik. A teljes ügymenetet ismerik, így az ügy érdemi elintézésére, a jogszabályok alkalmazására önállóan képesek. Az önkormányzat jegyzője és az okmányiroda vezetője kiemelt figyelmet fordítanak a szakmai továbbképzésre, és minden esetben konzultációs segítséget nyújtanak egy-egy bonyolultabb jogi probléma megoldásában. A továbbképzés költségei azonban – és ez a megállapítás minden eddigi információm alapján változatlan – magasak. Az ügyfélfogadási időpontok a következők: hétfő: 13-18-ig; kedd: 12-16-ig; csütörtök: 8-14-ig; péntek: 8-11-ig.
Az ügyfélforgalomra nem jellemző a kiegyensúlyozottság. Gyakoriak a kampányjellegű feladatok (pl. okmányok érvényességi idejének egyszerre történő lejárata miatt, új típusú igazolványok bevezetés stb.) és a 22 autókereskedő cég miatt a közlekedési igazgatási ügyek száma többször is – az évszakokhoz képest – hektikusan változik. A fuvarozó cégekkel a polgármesteri hivatal együttműködési megállapodást kötött. Az ügyfélfogadási időn kívül minden nap 09-11.00 óra között fogadják az autókereskedők és a fuvarozók képviselőit, amelyhez az okmányiroda a helybiztosítás tekintetében is úgy alkalmazkodott, hogy e mellett a lakossági ügyintézés zavartalan legyen.
Az ügyiratforgalom adatai: 2004-ben főszám: 6366; alszám: 2234; 2005. I. félévben főszám 6088; alszám: 2161;
Az iktatóprogramon keresztül az ügyintézés alakulását a felelős vezetők rendszeresen és folyamatosan ellenőrzik, így az esetleg jelentkező ügyirathátralékot tervezetten felszámolják. Az ellenőrzés időpontjában ügyirathátralék nem volt.

A vizsgálat megállapításai
Az okmányirodák tevékenységének a helyszínen történő megismerése, a közvetlen információszerzés és a személyes konzultációk adta lehetőségek továbberősítették azt a meggyőződésemet, hogy a hatósági munka alkotmányos megítélésének és segítésének – az országgyűlési biztos feladatköréből következően – fontos eszközei lehetnek a megyei munkalátogatások.
A Fejér megyei munkalátogatás óta eltelt viszonylag rövid idő (2005. május hónap) alkalmat adott arra is, hogy az ottani tapasztalatok birtokában a működés egyes részterületein visszatérően jelentkező problémákra jelenleg is ráirányítsam a figyelmet. Megállapítottam, hogy az ellenőrzött jászberényi és szolnoki körzetközponti okmányirodák általam megismert működése az alkotmányos jogokkal összefüggő visszásságot nem idézett elő. A települési önkormányzatok az állami feladatok ellátásában a kormányzati szervekkel együttműködnek és saját pénzügyi forrásaik terhére is segítik, illetve kiegészítik az állami finanszírozást.
A korábbi vizsgálati jelentéseimben (legutóbb az OBH 3674/2005. számú jelentésben) jelzett problémák közül a jelenlegi vizsgálati tapasztalataim is megerősítették, hogy az okmányirodák az állandó feladatbővülések miatt (egyes ügykörökben és kiemelten a közlekedés-igazgatási ügyekben) csak kényszerű munkaátszervezésekkel, rendkívüli ügyfélfogadási idők beiktatásával tudják az ügyintézés folyamatosságát biztosítani. Ez indokolja azt a továbbgondolásra érdemes felvetést is, hogy a finanszírozás jelenlegi formája nem minden esetben felel meg az elvárásoknak.
A közigazgatási szakma – álláspontom szerint – nagy kihívással szembesült az új közigazgatási hatósági eljárási törvény (2004. évi CXL tv. Ket.) hatálybalépése miatt, amelynek, ha nem tud megfelelni, hátrányos következményekkel járhat a polgárok számára. E körben az okmányirodák kiemelten érintettek, mint a lakosság részére közvetlenül szolgáltatást végző szervezetek. Mindezekre tekintettel kérem belügyminiszter asszonyt, hogy a Jász-Nagykun-Szolnok megyei munkalátogatásomnak az okmányirodákat érintő tapasztalatait szíveskedjék áttekinteni, és az abban foglaltakat hasznosítani. Kérem továbbá, hogy a közlekedés-igazgatási feladatok ellátásáról szóló megállapításaimat – ideértve a Fejér megyei ellenőrzésem után tett figyelemfelhívásomat –kiemelten kezelje az okmányirodák tevékenységének jövőbeni tervezése, illetőleg alakítása során.

Budapest, 2005. november 3.

Lenkovics Barnabás sk.